Cxense Display
Findes i: #23 (Februar/2007) side 34
Artikeltype: Organisering
Forfatter(e): Jesper H. Andersen
   
De daglige administrative opgaver vokser hastigt, når en virksomheds vækst tager fart. Det er nødvendigt med systemer for at indbakken og papirbunkerne ikke løber løbsk. Vi har mødt en ekspert i at organisere skrivebordet.

Kig en gang på indbakken i dit mailprogram. Er der mange mails? Mails, som ligger i indbakken fordi du skal huske at svare på dem ved lejlighed, eller tage stilling til, hvad du skal svare, eller ikke lige kunne beslutte i hvilken mappe de skulle arkiveres. Eller måske overvejer du, om de burde printes ud og sættes i et ringbind, hvor du er sikker på du kan finde dem igen. Du har bare ikke lige fået taget stilling til, hvilket ringbind – ja måske er der slet ikke noget ringbind, for du har ikke fået købt det, og har ikke fået lavet nogle arkiveringskategorier, der passer til din forretning. Og hvad skal du også opbevare i papirform, og hvad skal du opbevare elektronisk? På dit skrivebord ligger der af omtrent samme årsag en eller flere bunker papirer, som afventer beslutninger, svar, arkivering, eller måske bare udsmidning...
Men bare rolig. Hvis det er din indbakke og dit skrivebord, der er beskrevet her, er du slet ikke atypisk. Når der kommer gang i forretningen, stiger mængden af korrespondance, papirer, og andet forretningsrelateret arbejdsmateriale. Effektive systemer til at håndtere informations-mængden følger ikke automatisk med, når man sætter nøglen i tændingen på en virksomhed, så før eller senere gør enhver iværksætter klogt i at forholde sig til, hvordan kontoret og de daglige administrative opgaver skal struktureres, så man ikke drukner i papir-bunker og mails, så man kan finde de informationer, man skal bruge, og overskue og løse sine opgaver effektivt. “
Det er derfor, Henrik Dahl er sat i verden. Hvis man ikke selv har tiden eller overblik-ket til at komme fra kaos til kontrol, er hans enmands konsulentfirma Best Performance klar til at træde til.
»Der er en effektivitetsgevinst at hente,« siger han, da vi møder ham på hans kontor, som på ægte iværksættervis er indrettet i garagen under hans privatbolig i Rødovre.
»En undersøgelse fra Gartner Group har påpeget, at en gennemsnitlig administrativ medarbejder bruger over 30 procent af sin arbejdsdag på at finde information. Får man struktureret sine informationer og klart besluttet og beskrevet, hvordan de arkiveres, så er det nemt i dagligdagen, og hurtigt for dig at få ting af vejen,« fortæller han.

Maskinmester og styrmand
Selv om det for mange vil være »common sense« at få lavet nogle arkivmapper på mailen og i reolen, er det ikke alle, der får det gjort.
»Jeg oplever meget klart, at jeg er en form for maskinmester og styrmand, der kommer ud og tuner motoren og efterfølgende hjælper med at holde den kurs, som kaptajnen har lagt. Når jeg først har indgået en aftale har kunden sagt, at det vil de gerne have gjort. Så er det nemmere at holde fast i i dagligdagen. De betaler for at blive punket og presset til at få resultaterne på plads, for der er hele tiden noget, der er vigtigere. Men man er nødt til at sætte sig ned og kigge fremad,« siger Henrik Dahl.
»Nogle af mine kunder er relativt nystar-tede, men med hurtig vækst. Det er dem, der hurtigt har brug for at få beskrevet nogle opgaver, så de kan få andre folk – f.eks.  studerende – ind til at løse opgaver, så de kan blive ved med at vækste. Men jeg betragter mig som en tovholder, der går ind og prøver at holde fast i de ting, som ejeren godt vil have gjort. Jeg er også kontant, for de betaler mig for at løse en opgave. Ejeren kan nogle gange godt nå frem til, at de ikke har tid, og så skal jeg holde fast i, at det bliver gjort.«
Da Henrik Dahl startede som selvstændig konsulent for små to år siden, solgte han sine ydelser på timebasis, men i dag indgår han kun aftaler på minimum tre og helst seks måneder. I starten bliver der nemlig brugt mange timer, og så kunne der tidlig-ere komme en stor regning uden at der var resultater endnu.
»Men inden for seks måneder kan du nå langt, også selv om ting må aflyses undervejs. Tingene skal nok lykkes, og så har man sat et tidsperspektiv for ejeren. Det kan jeg se fungerer rigtig godt.«
Som standardtimepris tager Henrik Dahl 750 kr., men der er rabat på seksmåneders-aftalerne.
»Vi aftaler f.eks. 10 timer om måneden til en pris på kr. 30-35.000. Det er altså ca. 5-600 kr. i timen, men den store fordel er, at de fra starten kan sætte pengene af og bruge et halvt år. Mange vil ikke have konsulenter inden for dørene – de synes, det koster for meget, og tror ikke de får noget ud af det. Med en fast aftale ved de, hvad det koster.«

Husrådgiver

Opgaven, som Henrik Dahl skal løse for virksomheden, er ikke altid givet på forhånd.
»Jeg har et koncept, men ofte sidder virksomheden med sine egne problemer. Nogle ting jeg siger rammer, og nogle gange er det noget helt andet. I ét tilfælde hjalp jeg med at ansætte folk – hvor og hvordan får man fat i dem, skrivning af jobopslag, osv. Jeg hjalp med arbejde, ejeren typisk aldrig ville nå,« fortæller Henrik Dahl, der altid lægger ud med at lade ejeren tale.
»Jeg starter typisk med at interviewe. Hvor er problemerne, hvad synes de selv er problemer, og hvordan er deres arbejdsgange. Så kommer jeg med forslag til, hvad vi skal arbejde med og så laver vi en protokol, som vi skal nå igennem i den næste periode. Så er jeg med til at designe, hvordan sådan en proces kunne være. De kommer med input, men jeg er tovholder.«
Planen over forløbet består af værktøjer, f.eks. Excel-ark, som Henrik Dahl udarbej-der og præsenterer for virksomheden. Når de
 er godkendt, uddanner Henrik Dahl med-arbejderne i det, og når der kommer nye med-arbejdere, kommer han ud og sætter det op med den nye medarbejder, så inde-haveren slipper for det selv.
»Min ambition er at blive husrådgiver – dén, man ringer til med nye udviklings-projekter og daglige problemer der skal løses. Jeg kender jo virksomheden, og jeg kan hjælpe med at få tingene til at spille på den administrative del. Målgruppen er meget bred – lige fra enkeltmandsvirksomheder, “
som har brug for hjælp til dagligdagen, men også virksomheder med f.eks. 30 montører, der løber rundt i marken, men som ikke har en person til at få motoren til at spille.«

Outlook kan meget
Indbakken i mailprogrammet og skrivebordet er to steder, hvor Henrik Dahl ofte tager fat.
»Hvad gør du med en vedhæftet fil, hvor mange mails har du liggende – 900? Hvad har du liggende på skrivebordet? Håndtering af mails og post hver dag skal systematiseres. Der er dem, som tager et stykke papir, kigger
på det og lægger det lidt længere ud på skrivebordet, og tager det igen og igen senere på dagen – da kan du hente meget. Den største gevinst er, at de får deres stressniveau gjort markant lavere. De føler de har styr på skrivebordet, når de går hjem. Den er meget, meget vigtig, kan jeg se hos mine kunder.«
»Hos nogle tager vi en generel opryd-ning på hele kontoret. De har måske mapper stående fra farens tid. Få dem væk – bare
det at komme ind på et rent kontor giver arbejdsmiljø og arbejdsglæde.«
Henrik Dahl anbefaler små virksomhed-er at lære at bruge Microsoft Outlook-programmet.
»Det kan være et rigtig stærkt fundament for den lille virksomhed og kan dække 90 procent af behovet. Så er der dem, der har brug for et effektivt CRM-system (kundestyringssystem, red.) – men Outlook kan meget af det. Det kan så meget, der er bare ikke nogen, der ved det. Det er kommet ind som et mailprogram, men det kan være meget effektivt, hvis man bruger det til at styre kontaktpersoner, møder, osv.«
Mange it-firmaer vil gerne lønne Henrik Dahl for at anbefale deres systemer, men han har fra starten besluttet, at han er kundens mand, og sagt nej tak til penge fra leverandører.
»Jeg sætter mig ind i, hvad CRM-systemerne kan, hvad der findes af IP-telefoni, osv., for at kunne rådgive mine kunder på det basale niveau. Vil de ned i detaljer, henviser jeg til leverandøren, og så kan kunden selv tage stilling med sin sunde fornuft,« siger han, og tilføjer, at hans ydelser som regel ikke betyder, at virksomheden skal ud og investere i store systemer.
En anden typisk Henrik Dahl-opgave er, når den lille iværksætter skal have sin første ansatte.
»Man er på én computer, og hvad gør man så med fildeling og mails? Jeg starter med at spørge, om de kan se hinandens arbejde og hinandens kontaktpersoner. De vil gerne kunne dokumentere og gemme og gå tilbage, så jeg sætter systemet op efter det. Der er nogle meget enkle geværgreb, man kan tage, men du skal ind og tage stilling til, hvordan du vil arbejde.«

Andre kilder

Hvor kan man ellers gå hen, hvis man gerne vil have styr på de daglige opgaver, men ikke har lyst eller råd til at hyre en konsulent som Henrik Dahl?
»Jeg har ikke fundet nogen, der laver det samme som mig. Men man kan plukke alle tingene selv – tage et Outlook-kursus, et regnskabskursus, etc., men du skal selv finde dem. Men der er ikke andre konsulenthuse, der går ind her – det er heller ikke her, man tjener de store penge,« siger Henrik Dahl.
Man kan vel også selv tage tyren ved hornene, ryde kalenderen og købe nogle ringbind?
»Nogle kan, men de har ikke tid, og er konstant i krydsild. Så selv om de har den viden, der skal til for at sætte sig ned, får de det ikke gjort,« siger han.
»Jeg dokumenterer tingene og får dem gennemført. De kan måske ikke lave koder i Excel, men kan godt strukturere et arkiv. Den typiske iværksætter – den helt nye lille iværksætter – kan ikke sætte noget op, som er langtidsholdbart,« slutter han.

Dansk Iværksætter Forening · NOHO · Flæsketorvet 26 · 1711 København V · CVR: 10172942 · redaktion@ivaerksaetteren.dk · info@ivaerksaetteren.dk
Dudal Webdesign