Cxense Display
Findes i: #26 (September/2007) side 24
Artikeltype: Organisering
Forfatter(e): Henrik Dahl
   
Kan du altid finde dine kontaktdata – og går det hurtigt nok? Tager det lang tid for dig at skrive til særlige modtagergrupper? Får du altid registreret dine nye kontakter – og får du fulgt effektivt op på eventuelle kundeemner? Henrik Dahl nogle fif til, hvordan du på en enkel måde kan få styr på alle dine kontakter og dermed hurtigt kan kommunikere med dem.

Hvad gør du når du har været til et møde og mødt nogle nye mennesker, været til et netværksmøde og fået nye visitkort eller fået en uopfordret henvendelse fra en potentiel kunde? Lægger du dem i en bunke i den ene skrivebordsskuffe og tænker ”så ved jeg hvor de er, hvis jeg får brug for dem”? Får du noteret bemærkninger eller aftaler fra en samtale?
Det er min oplevelse, at rigtigt mange mennesker har de bedste intentioner om at få fulgt op på nye kontakter og også gerne få sendt nyheder ud til bestående kontakter, men går i stå fordi de ikke har et effektivt system til kontaktbearbejdningen. De tror måske, at det kræver et større forkromet system, og det har de ikke lige lyst til at investere i.
Det er faktisk muligt at få et effektivt system stort set uden at tage en krone op af lommen, da det er min opfattelse og erfaring, at langt de fleste mindre virksomheder kan klare sig med deres bestående systemer.
For at få etableret et fornuftigt system, er der nogle spørgsmål, som man skal stille sig, inden man går i gang med at registrere:
1.    Hvilke kontakter ønsker du at få registreret, og hvad er formålet med registreringerne?
2.    Hvilke data er væsentlige at få registreret på de enkelte kontakter?
3.    Hvordan skal kontakterne systematiseres/kategoriseres?
4.    Hvornår skal registreringen foretages?
5.    Hvor skal kontakterne registreres?
    Får du afklaret disse spørgsmål, vil du efterfølgende kunne opsætte nogle enkle og effektive rutiner og systemer, som vil give dig en struktureret og effektiv kontakthåndtering. Jeg vil kort uddybe de enkelte spørgsmål:

Hvilke kontakter skal registreres?

Det er vigtigt, at du beslutter dig for, hvad formålet med kontaktregistreringerne skal være. Skal du kunne finde samtlige dine kon­takter og informationer i én database og benytte den som virksomhedens administrative opslagsværk? Skal du benytte registreringerne som et salgsværktøj, hvor du har alle dine potentielle kundeemner og samarbejdspartnere registreret? Eller skal registreringerne tjene et helt andet formål. Når du har valgt dine formål, vil du let kunne beslutte, hvilke kontakter, som skal registreres i dit system.

Hvilke data skal registreres?

Det er en stor fordel, at du fra starten beslutter, hvilke data, som skal indtastes på de enkelte kontakter. Ønsker du eksempelvis, at benytte mailudsendelser som et kommunikationsmiddel, skal du sikre dig, at du har en e-mailadresse på kontakten. Ønsker du at opdele dine kontakter i forhold til forskellige informationsudsendelser, er det vigtigt, at du får indtastet en kontaktkategori (læs mere nedenfor). Herudover er der mange andre muligheder, som kan benyttes i eksempelvis Outlook. Du kan eksempelvis vælge at indlægge notater om hvor du mødte en kontakt, hvad kontakten evt. kunne ønske sig, og meget mere i et notefelt. Da der er en glimrende fritekstsøgning i Outlook, kan du selv vælge hvad du vil notere, og efterfølgende søge på det.

Hvordan skal kontakterne systematiseres?

Når du registrerer dine kontakter, er det vigtigt at du overvejer, om og hvordan du vil kategorisere dem. Ønsker du eksempelvis at have en særlig e-mailudsendelse til alle dine leverandører om sommerlukning el. lign., vil det være fornuftigt at have en ”Leverandør”-kategori. Er du medlem af forskellige netværk, som du ønsker at sende mails til, vil det være fornuftigt at etablere en kategori med ”netværksnavnet”, sender du pressemeddelelser til forskellige medier, vil en ”mediekategori” være relevant o.s.v.
Ved at gøre dette, vil du i Outlook på en meget let måde kunne sende mails ud til alle kontakter i en kategori, i stedet for at du er nødt til at oprette en særlig distributionsliste. En kontakt i Outlook kan have mange kategorier, så man kan indgå i flere mailudsendelser.

Hvornår skal registreringen foretages?

Når du har taget stilling til ovenstående spørgsmål, vil du have en god mulighed for at få lagt selve opgaven ind i din dagligdag som en rutine. Det er min erfaring, at en løbende registrering kan være problematisk, da registreringen sjældent løses på helt den samme måde, så derfor kan en ugentlig rutine være en mulighed. Så kan du kan lave et chartek, hvor du lægger alle nye visitkort (evt. med notater på bagsiden) og print af mails fra nye kontakter, som du ønsker at få registreret. Opgaven kan du vælge at uddelegere til en kollega, eller du kan vælge selv at løse den – måske når der hver uge popper en påmindelse op i Outlook (se artikel i seneste nummer). Det er min opfattelse, at netop denne opgave ofte kan lægges til en studentermedhjælper/ungarbejder el. lign., så du ikke skal bruge tid på dette.

Hvor skal kontakterne registreres?

Som det måske fremgår af mine tidligere indlæg og ovenfor, så er det min opfattelse, at en mindre virksomhed kan nå rigtig langt ved at udnytte Outlook 2003’s muligheder. Fordelen ved dette system er først og fremmest, at det stort set altid følger med i en Office-pakke, og derfor oftest er i virksomheden. Herudover er der en mængde muligheder for at få skabt nogle effektive rutiner, og hvis man i forvejen benytter maildelen, kalenderdelen og måske opgavedelen, hvorfor så ikke også benytte kontaktfunktionen i Outlook. Ved to klik vil du faktisk kunne sende en mail ud til en samlet gruppe af kontakter, så længe de er registreret med den samme kategori.
Dette var nogle hurtige råd til hvordan du kan få overblik over alle dine kontakter så du bl.a. kan spare en masse tid, når du skal sende mails ud til grupper. Jeg er helt sikker på, at hvis du sætter lidt tid af til at få overvejet og besluttet de forskellige spørgsmål, så vil du få stor gavn af en systematisk kontaktregistrering.

Dansk Iværksætter Forening · NOHO · Flæsketorvet 26 · 1711 København V · CVR: 10172942 · redaktion@ivaerksaetteren.dk · info@ivaerksaetteren.dk
Dudal Webdesign