Cxense Display
Findes i: #22 (December/2006) side 14
Artikeltype: Bogholderi & Revision
Forfatter(e): Anette Sand
   
Fakturaerne skal flyde ud af virksomheden som en lind strøm, efterhånden som arbejdet bliver udført. Forsinket fakturering skader din likviditet og måske også dit omdømme. Her kommer nogle tips til det praktiske.

Med mindre du sælger varer fra en kontantkasse, vil noget af det første, du skal have tjek på i dit nye firma, være fakturering.
Det gælder om at få lavet et system, som er let at bruge, så fakturaerne ikke bliver en tung byrde men en enkel, løbende arbejds-opgave. Vælg et regnskabsprogram eller et avanceret regneark, som selv tæller op både på dato og fakturanummer, så du ikke bruger for meget tid. Du kan også købe en fakturablok hos boghandleren og skrive fakturaen, mens du er hos kunden.
Ideelt set skal der faktureres hver dag. Eller så ofte, at du ikke glemmer, hvor meget tid, du præcist brugte på en sag. Fakturaer, som kommer dumpende måneder efter
arbejdet er udført, signalerer ikke andet end rod, og de skaber irritation for de af dine kunder, som har brug for månedsregnskaber.

Salg til stat og kommuner
Hvis du fakturerer til det offentlige, skal fakturaen sendes elektronisk. Ikke som en pdf, men i et særligt OIOXML-format. Mange regnskabssystemer kan klare omdannelsen mere eller mindre automatisk. Hvis dit ikke kan, eller du sælger til det offentlige så sjældent, at det ikke kan svare sig at sætte systemet op, kan mindre virksomheder gratis få omdannet papirfakturaer til OIOXML-formatet hos to indscanningsbureauer.
Ud over de almindelige oplysninger, der er på en faktura, skal fakturaen til det offentlige indeholde et EAN-nummer, som er specifikt for den afdeling i kommunen/staten, du arbejder for.

Når kunden ikke betaler
Det er ikke alle kunder, der er lige gode betalere, og dårlige betalere kan være et problem for iværksættere. Mange bryder sig ikke om at rykke for deres tilgodehavender. Men hvis du har leveret det aftalte, har du også krav på betaling til tiden. At undlade at rykke for pengene sender signaler om usikkerhed og/eller rod i regnskaberne. En venlig rykker viser, at du har tjek på tingene.
Derfor skal du fra starten have en fast rykkerprocedure. Den skal opfylde nogle krav med henblik på eventuel senere inkasso. Der er fire trin, hvoraf nr. 1 kan springes over:
1.    Venlig erindring, evt. pr. telefon eller mail: »Vi kan ikke se pengene er gået ind, og vi er bekymrede for, om du har fået det rigtige kontonummer. Vores kontonummer er: xxxxx, vil du være venlig at tjekke?« Eller noget tilsvarende venligt og positivt. Denne erindring kan komme få dage efter betalingsfristen er overskredet og kan også bestå af et kontoudtog. Hellere en mail end en telefonopringning, for hvis kunden svarer dig, vil svaret samtidig være en anerkendelse af gælden, og det er altid praktisk at have på skrift.
2.    Ca. en uge efter erindringen skal 1. rykker skrives. I den skal du angive, at du kan se, at betalingsfristen er overskredet, og at beløbet skal indbetales inden 10 dage fra fakturadato. Tidsfristen skal med og være præcist 10 dage.
3.    10 dage efter rykker 1, skal rykker 2 sendes (vent eventuelt med at sende rykker 2 til du har haft mulighed for at se, om pengene er kommet ind på din konto). Rykker 2 indeholder et varsel om inkasso. Formuleringen er fri, men det skal fremgå af teksten, at der skal betales inden 10 dage, ellers vil sagen blive sendt til inkasso. F.eks. kan du skrive: Det skyldige beløb skal betales senest 10 dage fra dags dato. Hvis det ikke sker, vil det medføre endnu et inkassogebyr på kr. 100,00 og  yderligere omkostninger for Dem til inddrivelse af det skyldige beløb, idet sagen uden yderligere varsel vil blive overgivet til inkasso.
4.    Hvis kunden så stadig ikke har betalt, sender du sagen til inkasso, f.eks. hos en advokat. I den forbindelse vil du blive spurgt, om din kunde har gjort indsigelse mod fakturaen. Hvis kunden ikke har klaget over fakturaen eller den leverede ydelse, kan inddrivelse af dit tilgodehavende ske ved henvendelse til fogedretten. Hvis kunden derimod har klaget over fakturaen eller den leverede ydelse, skal almindelig retssag indledes for at få dømt kunden til at betale dig beløbet. Men mange vælger at betale, når de ser det første brev fra advokaten.

Renter og rykkergebyrer

Du kan vælge at tilskrive renter og rykkergebyr. Renteberegningen sker fra sidste rettidige betalingsdato, som skrevet på den oprindelige faktura. Rykkergebyret er »de faktiske omkostninger«, dog max. 100 kr. pr. rykker. Rykkergebyret er momsfrit. Du må maksimalt kræve 3 rykkergebyrer, men det er OK at rykke flere gange uden yderligere rykkergebyrer.

Bytteri iværksættere imellem
Det er helt almindeligt blandt iværksættervirksomheder, at man bytter varer og ydelser. Hvis du bytter med andre, er der to ting at være opmærksom på:
For det første: Der indgår fakturaer i bytteriet! Du kan ikke arbejde for nogen uden at udstede en faktura. Og omvendt kan du ikke betale med dit eget arbejde uden at få en faktura for det, du har købt. Økonomisk går det umiddelbart lige op, hvis ydelserne er momsede og har samme værdi: Hvis du sælger noget til 1.000 kr. og køber noget andet til 1.000 kr., bliver det skatte- og momsmæssigt det samme, hvis der ingen aktivitet havde været. Men er der aktivitet, og faktureringen undlades, er det sort arbejde. Og sort arbejde er ulovligt. Regnskabsmæssigt ser det i mange tilfælde også bedre ud, at du har haft en omsætning på 1.000 kr., selvom pengene er brugt, end ikke at have nogen omsætning overhovedet.
For det andet: Bytteriet duer kun, når begge parter sælger »b2b« (business to business, red.). Det vil sige, at hvis den ene af jer har en ydelse, som er fradragsberettiget og den anden ikke har, er der et problem. Du kan altså ikke betale for din private frisørregning med en portion visitkort til frisørens butik. Fordi det ene er en privat udgift, som ikke vedrører firmaet, og det andet er en almindelig driftsudgift, som er fradragsberettiget.
Samhandelen med andre iværksættervirksomheder kan styrke din og dit netværks udvikling, sådan at I hurtigere end ellers vil kunne få de ting, I ønsker jer. Så fortsæt endelig bytteriet – men husk fakturaen.

Dansk Iværksætter Forening · NOHO · Flæsketorvet 26 · 1711 København V · CVR: 10172942 · redaktion@ivaerksaetteren.dk · info@ivaerksaetteren.dk
Dudal Webdesign