Cxense Display
Findes i: #26 (September/2007) side 34
Artikeltype: Strategi
Forfatter(e):
   
Som iværksættere kan man føle, at man ikke har råd til at ansætte en ny medarbejder. For at få råd til det, skal man tjene flere penge, men for at gøre det, har man netop brug for flere ressourcer i virksomheden. Hvordan kommer man ud af den onde cirkel og skaber en platform for, at virksomheden kan vokse?

Hvis man som iværksætter vil skabe en virksomhed, der skaber mere værdi end det en enkelt person kan producere, er den eneste vej frem at ansætte flere medarbejdere. Der er ganske enkelt ikke timer nok i døgnet til at man selv kan klare alle de opgaver, der skal løses for at en virksomhed er selvkørende, og slet ikke hvis den en dag skal køre uden at være afhængig af sin stifter.
Bortset fra det burde det jo også være således, at hvis det virkelig er en god forretningsidé vi har, så forsømmer vi vores potentiale, hvis vi ikke har ressourcerne til at levere hvad markedet kunne bygges op til.
Problemet er at mange iværksættere sikkert er rigtigt gode til at få idéer, til at sælge og til at levere varen, men til gengæld oftest ingen erfaring har med personaleledelse, eller HRM – Human Ressource Management – som det også hedder på dansk i dag.
Men hvilke opgaver er det, der skal løses for at vi kan gennemføre rekruttering af en ny medarbejder, og sikre at det vil skabe værdi for virksomheden?

En god investering?

Det første skridt, hvis man vil løfte sin virksomhed videre til næste niveau gennem rekruttering er, at vurdere hvad der skal til for, at en investering i en ny medarbejder kan tjene sig hjem. Dette kommer helt an på hvilken type medarbejder man har tænkt sig at ansætte. For start-up-virksomheder vil de første medarbejdere som regel være en af følgende tre typer:
En type er en bogholder/kontorassistent, som kan frigøre tid, så man selv kan fokusere på salg og leverancer. For at dette er rentabelt skal man altså selv øge omsætningen med mindst hvad der svarer til lønomkostningen.   
Den anden type er en  produktions- eller service-medarbejder, der står for at producere eller levere vores produkt. Her skal man blot være sikre på, at den nye medarbejder kan tjene sig selv ind, og medregne en periode til oplæring.
Endelig er den tredje type medarbejder, som start-up virksomheder typisk først ansætter, en sælger, som overtager iværksætterens eget salgsarbejde, eller får til opgave at opdyrke nye markeder og sælge nye produkter. Igen er spørgsmålet om sælgeren kan lave et tilstrækkeligt stort dækningsbidrag til både at dække salgsomkostningerne, sin egen løn, og måske en bonus. Derudover skal man være sikker på at man faktisk er i stand til at levere varen, hvis sælgeren får fuld succes med salgsindsatsen.

Reduktion af risikoen

Selvom man er kommet frem til at det godt kan betale sig at ansætte den næste medarbejder, så kan de stadig være en stor risiko. Hvad nu, hvis ordrene alligevel ikke kommer ind som forventet?
Derfor er det for mange iværksættere en forudsætning for at ansætte flere, at det er lykkedes at få nogle ‘lange kontrakter’ med kunderne. Det vil sige at man har overbevist kunderne om at købe flere varer eller timer ad gangen, eller at kunden har forpligtet sig – mundtligt eller skriftligt – til at garantere et vist køb hos virksomheden i løbet af det kommende år.
Hvis man har etableret denne sikkerhed og ved at “lønnen er hjemme resten af året” så vil man være mere villige til foretage investeringen.

Emotionelle barrierer

Det er imidlertid ikke kun økonomisk usikkerhed, der er barrieren for at ansætte nye medarbejdere i start-up virksomheder. Ofte er der også nogle mere emotionelle barrierer, der får iværksættere til at tøve med ansættelsen af den første eller flere efterfølgende medarbejdere.
En af disse barrierer kan være, at man føler at flere medarbejdere vil betyde begrænsning af ens frihed. Man er måske vant til at have et arbejdsliv som iværksætter, hvor man er en fri fugl, der kan arbejde både på kontoret og hjemme, og på alle tider af døgnet.
Når der pludselig er en medarbejder på kontoret kan man føle sig forpligtet til også selv at være på kontoret fra 9 til 17. Endnu vigtigere er den forpligtelse man nu får i forhold til at bistå med løsning af opgaver, og bygge et godt team op, og involvere flere i sine beslutninger.
For at overkomme denne barriere skal man beslutte, om man ønsker at fortsætte med at være en enkeltmands–virksomhed eller at tage udfordringen med at udvikle sig fra at være iværksætter til virksomhedsleder.
En anden velkendt emotionel barriere for at ansætte en medarbejder kan være frygten for at miste den samme medarbejder igen. Ikke mindst hvis det er en sælger man påtænker at ansætte, kan det jo være et stort tilbageslag, hvis vedkommende stopper igen efter at have opbygget kundekontakter og brugt tid på at komme ind i markedet.
En sidste følelsesmæssig barriere for at gå i gang med at rekruttere kan være, at man ikke har overblik over opgaven, og derfor ikke føler sig klar til at gå i gang. Men ligesom de fleste andre opgaver i en start-up virksomhed er det noget, der er til at finde ud af. En professionel rekrutteringsproces er også den bedste måde at sikre at medarbejderne bliver i virksomheden.
Lad os se på, hvilke opgaver det drejer sig om ved at tage et kig på “MedarbejderPlatformen” (se figur), der giver et overblik over de opgaver vi har før, under og efter ansættelsen af en ny medarbejder.

God forberedelse

Når vi har overblik over hvilken investering en ny medarbejder kræver består den øvrige forberedelse i at lave en intern jobbeskrivelse, en personprofil på den person vi leder efter, og et stillingsopslag, som vi kan bruge som annonce og sende rundt i vores netværk.
En af faldgruberne her er især, at man ikke får lavet en tilstrækkelig detaljeret jobbeskrivelse. Hvis man som leder ikke ved hvad ens medarbejder skal lave, så ved medarbejderen det sikkert heller ikke. 
Derfor er det rigtig gavnligt at definere fem til ti overordnede arbejdsområder, specificere de daglige opgaver man forventer, og også beskrive hvad medarbejderens målsætninger er både på kort, mellemlang og lang sigt.
Hvis dette arbejde er gjort har man også et rigtig godt værktøj til både senere ansættelsessamtaler og løbende medarbejdersamtaler.

Under ansættelsen

Når man forhåbentlig har fået en række ansøgninger til jobbet, eller er stødt på nogle mennesker i sit netværk, skal man i gang med det næste sæt af opgaver, herunder at gennemføre jobsamtaler, måske lave persontests, vælge den rette kandidat, forhandle den rette løn, og lave en god ansættelseskontrakt.
I forbindelse med disse opgaver er der en række begynderfejl, som man let kan begå, når man ikke ligefrem er en rutineret personalechef med hundredevis af rekrutteringer bag sig. Den farligste er, at man ikke får kvalificeret kandidaterne ordentligt.
Derfor skal man som lille virksomhed være ligeså professionel som de store virksomheder er, når de rekrutterer. Det indebærer at man bl.a. altid checker flere referencer på en medarbejder, at man møder kandidaten flere gange, at man er flere om at vurdere kandidaterne, og at man giver ansøgeren nogle testopgaver der skal løses. Hvis ikke en kandidat er villig til dette er det sikkert alligevel ikke en person, som kan leve op til det krav om engagement som man normalt har som iværksætter og ejerleder.

Efter ansættelsen

Rekrutteringsprocessen slutter ikke når kontrakten er underskrevet. Den starter nærmere. For nu er det alvor, og vigtigt, at medarbejderen får de bedste mulige vilkår for at blive et aktiv for virksomheden.
Det indebærer, at der skal laves en god indkøring og oplæring af medarbejderen, at der sker en god løbende dialog om arbejdsopgaverne, og at der gennemføres halv- eller helårlige medarbejdersamtaler.
Den såkaldt “administrative byrde” i forbindelse med ansættelser er faktisk til at overse. Man får blot sin bogholder eller revisor til at lave lønnen, og så klares alt med atp, feriepenge, A-skat, og hvad der ellers er.
Selv skal man i stedet lægge ressourcerne et andet sted, nemlig i at sikre at medarbejderne oplever meningsfuldhed og udvikling i jobbet. Det er her udfordringen ligger, og ikke i at lave lønsedler. Se flere tips til hvad der er vigtigt at huske i tekstboksen.

Den nye hverdag

Ansættelse af den næste medarbejder er altid et skridt frem imod at gøre virksomheden større eller bedre. Hver gang vil det ændre hverdagen i virksomheden og forhåbentlig være et skridt til at gøre denne lettere og sjovere for både medarbejdere og ejere.
Forudsætningen for at kunne gøre dette er først og fremmest, som nævnt,  at man arbejder på at sikre sin omsætning ud i fremtiden, og ikke bare fra måned til måned, så risikoen ved flere ansættelser dermed bliver mindre. Man skal også finde fremtil netop hvilken type medarbejder virksomheden nu har brug, hvad opgaverne i hverdagen er, og endelig skal man udvikle sin kompetence i rekruttering, så man bliver en god leder, og kan  skabe den bedste mulige platform for virksomhedens næste medarbejder.
 

Dansk Iværksætter Forening · NOHO · Flæsketorvet 26 · 1711 København V · CVR: 10172942 · redaktion@ivaerksaetteren.dk · info@ivaerksaetteren.dk
Dudal Webdesign